Whistleblowing: informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne e le segnalazioni esterne
Segnalazioni interne – Canale e procedure per effettuare la segnalazione interna
In materia di whistleblowing, la cui normativa è disciplinata dal D.Lgs. 24/2023, in vigore dal 15.07.23, al fine di agevolare il segnalante viene garantita la scelta fra diverse modalità di
segnalazione, ovvero:
- in forma scritta. Viene sul punto precisato che la posta elettronica ordinaria e la PEC vengono ritenuti strumenti non adeguati a garantire la riservatezza. In vista della protocollazione riservata della segnalazione da parte ed a cura del gestore, è pertanto necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione (es. “riservata all’Organismo di Vigilanza di Morgan & Morgan S.r.l.), da inviare (anche in forma anonima) al seguente indirizzo: Organismo di Vigilanza di MORGAN & MORGAN S.R.L. INTERNATIONAL INSURANCE BROKERS presso UNIS&F Piazza delle Istituzioni, 12 – 31100 Treviso (TV), oppure alternativamente:
- in forma orale, attraverso linee telefoniche, con sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine
ragionevole.
Il soggetto che intende presentare una segnalazione deve precisare se intende o meno mantenere riservata la propria identità e avvalersi delle tutele previste per il whistleblower (tutela della riservatezza, tutela da eventuali ritorsioni adottate in ragione della segnalazione, limitazioni di responsabilità civile, penale, amministrativa rispetto alla rivelazione ed alla diffusione di alcune categorie di informazioni).
Segnalazioni esterne – Condizioni per l’effettuazione della segnalazione esterna
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno, attivato e gestito da ANAC se, al momento della presentazione della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Presupposti per l’effettuazione delle segnalazioni
Possono costituire oggetto di segnalazione violazioni ovvero comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/01 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
Non possono essere oggetto di segnalazione:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente
sovraordinate; - le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto;
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
I dati del segnalante verranno trattati secondo l’informativa ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano fatti illeciti in base alle previsioni contenute nel D.Lgs. n. 24/23 (whistleblowing).
